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汉庭酒店:ERP-U8全盘布局 精准管控

时间:2011-7-4 11:27:28来源:阅读次数:6176

汉庭酒店CIO张颖健感言:

经济型酒店整体市场蓬勃发展主要得益于市场自然需求的增长,但随着经济型酒店行业的发展,资金、管理和品牌将成为制约部分内地经济型酒店的三大瓶颈,经济型酒店扩张导致物业租赁成本等相关成本不断攀升,利润率下降,激烈的竞争将会加速行业洗牌,而汉庭希望行业洗牌萌动期,做好各方面的准备,而用友信息化管理是汉庭最重要的武器,在管理信息化合作伙伴用友的支持下,相信汉庭未来会更具竞争力。

 

1 企业概况

企业名称:汉庭酒店集团

细分行业:服务行业-酒店业

企业简介:2008年2月,汉庭酒店集团正式成立,是国内第一家多品牌的经济型连锁酒店集团。汉庭致力于实现“中国服务”的理想,即打造世界级的中国服务品牌。汉庭的愿景是“成为世界住宿业领先品牌集团”,为此,汉庭不断追求精细化的管理,实施标准化的体系和流程,更全面、更迅速地推进集团化发展。汉庭酒店集团旗下目前拥有“汉庭快捷”、“汉庭全季酒店”、“汉庭海友客栈”三个系列品牌,汉庭坚持时尚现代、便捷舒适、高性价比的优势特点,力争塑造中国经济型酒店的典范。

发展战略:多品牌、多元化发展策略

2 经济连锁酒店行业特点

中国经济型酒店已经初具规模,全行业年平均增幅超过50%,进入了发展黄金时期。但经济型酒店的利润率很低,高客房入住率(80%)是其盈利的保证。目前国内成型的经济型酒店品牌大概在50个左右。截至2006年底,前10家品牌约占市场容量的50%左右,且市场洗牌即将到来。

经济型连锁酒店品牌已形成三大阵营,全国型、区域性型和国际酒店管理集团型。汉酒店介于第一阵营和第二阵营之间,处于快速扩张期。

行业进入门槛低,建设周期短,开店营业速度快;

行业利润率降低,高客房入住率是其盈利的保证;

行业间竞争差异性缩小,价格战开始打响;

行业竞争的加剧,很大程度上降低了各酒店的入住率;

由于大部分消费群体为出差、旅游的商务人士,流动性强是该消费群体的普遍特征;

低成本、高入住率是制约快捷酒店发展和盈利的关键。所以为节省日益增长的成本,开始采取有限服务的政策,积极整合供应链资源,以达到降低扩张以及营业成本的目的;

3 业务管理模式

【业务管理模式】直营、加盟

随着中国酒店市场整合的不断深入,品牌化连锁化是一个必然的趋势;面临严峻的市场竞争,单体酒店的销售资源和管理资源日益匮乏,加盟将是其突围的捷径。如今,汉庭拥有超过260家的门店、拥有近100万人的庞大会员体系、完善的管理平台,行业领先的技术支持使汉庭完全具备了大力发展加盟的条件。

在第十一届中国特许加盟展览会上,汉庭酒店集团宣布了2009年全新加盟政策——捆绑式加盟模式。这项将加盟费与酒店实际经营业绩直接挂钩,以品牌价值和管理能力直接关联的弹性收费方式,将使加盟业主和汉庭利益更为紧密的结合在一起。汉庭集团在面对同行业对手的激烈竞争、企业自身快速的扩张速度、日益壮大的企业规模时,也在疲于解决企业自身产生的新问题。

随着汉庭集团短时间内爆炸式的扩张,诸多问题逐渐显现出来:

在信息化建设方面,汉庭酒店集团企业内有较为专业的开发团队,开发了汉庭酒店集团的客房管理、餐饮管理等信息系统,财务方面使用了U8财务系统,信息化程度较高,但随着企业规模的快速扩大,对信息化的要求越来越高,面对集团化的管理要求,原有的信息系统越来越感到吃力,主要表现在如下方面:

截至2007年7月30日有52套总帐系统,无法对集团财务集中化管理,无法实现统一规范、统一结帐、统一出报表;

缺乏集团性管理信息的支持,不能及时掌握下属公司合同执行情况,合同执行情况等不能及时掌握,不利于对供应商及下属门店采购过程的监管;

门店按合同独立采购,门店需要较大的周转资金,资金利用水平较低;

各门店独立采购,成本全部由门店承担,不利于集团通过采购成本进行税务筹划;

缺少集团化采购信息管理平台,集团无法对各公司本地化采购业务的监管。

【信息化内因】

总账繁多。截至2007年7月30日,汉庭酒店共有52套总账系统,无法实现统一规范、统一结账、统一出报表。

境外上市面临多重财务体制障碍。面对国内外的多会计准则,需要多账簿解决方案;而且,萨班斯法案对集团监控、权限管理、系统集成、永续流水号、科目受控系统配置等提出了更高的管理要求。

缺乏集团性管理信息平台。汉庭酒店目前尚不能及时掌握下属公司合同执行情况,难以对供应商及下属门店采购过程实施监管;而且门店按合同独立采购,不仅资金利用水平较低,也不利于集团通过采购成本进行税务筹划。

【应用目标】

建立统一的财务信息管理平台,实现集团财务管理。建立集团物资采购集中管理平台,提升集团供应链管理。实现酒店开业和管理系统与财务系统、供应链系统之间的无缝衔接。实现集团统一财务管理和统一供应链管理;技术目标要实现系统采用B/S架构,终端通过浏览器可访问集团数据中心,而且系统升级维护主要在服务器,易于维护且成本低。

4 IT规划与应用目标

汉庭酒店整体IT规划:

汉庭信息化建设目标:

5 解决方案

5.1 总体部署

汉庭解决方案整体框架:

应用价值:

基础数据统一 

管理规范统一

多公司信息实时获取

企业间业务高效协同

管理模式的快速复制

方便内部业务审计

便于多系统集成与接口开发

系统维护管理成本低

5.2 核心业务应用(※)

总帐、固定资产多账簿解决方案

资金解决方案

供应链-采购管理解决方案

人力资源解决方案

5.2.1 总帐管理

总帐处理业务说明

汉庭酒店多账簿核算方案:

固定资产多账簿模式:

关键应用

根据需要设置总账及资产账薄,可设置多个报告账薄

不同账薄可以管理不同的资产类别、折旧方法、使用月限、残值等;二套账可以完理不同的内容,同一资产可以同时存在于多个账薄,也可以只存在于某一个账薄

同一资产基础信息一致,可以设置多套核算方法

多套账分别进行摊销与折旧,支持多公司业务处理

多套账分别进行结账处理,支持多单位业务处理

5.2.2 资金管理

资金上收业务流程

资金下拨处理流程

关键价值

银行根据与汉庭集团签订的协议,每日按时自动将所有分店资金上抽到集团账户

集团资金人员从资金系统的网上银行模块下载集团总账户的对账单,核对扫户结果

集团会计在报账中心根据银行对账单导入账户到账通知

集团报账中心的到账通知自动生成收款结算单,财务人员补录收款结算单相关财务信息。在扫户账户固定情况下,也可以通过复制以前的收款结算单,修改金额成为新的收款结算单

集团公司的收款结算单协同生成分店的付款结算单,分店会计确认付款结算单并补录相关财务信息

集团公司收款结算单审核后,通过会计平台自动生成集团公司总账凭证

分店付款结算单审核后,通过会计平台自动生成分店的总账凭证

5.2.3 供应链-采购管理

汉庭酒店项目采购流程图:

集中采购——合同控制采购

关键价值:

商流 — 集团统签合同制定采购目录,商定产品价格,下属公司决定是否采购

物流 — 分散收货,减少流通成本,提高效率

资金流 — 分别结算,财务清晰

加强集团对商流环节的控制力

加强对异地单位的管控

5.2.4  人力资源管理

核心:跨公司成本分摊

关键价值:

在人员信息维护中,新增多成本中心维护页签,维护相关的多成本中心信息

每月酒店的薪资计算全部完毕,总部按照事先定义好的多成本中心进行跨公司的成本分摊和合并

通过薪资分摊转账到财务,进行相关的凭证处理

6 价值成效(※)

从采用用友NC以来,集团的发展变化也是非常明显的,简单可以归纳为以下几个方面

便利及时的财务帐目查询

原先因为汉庭是高速发展的企业,看到的数据往往是下发指令后的7个工作日才能看到,现在可以及时全面看到。

实现集团化管控

汉庭是高度的集权的企业,在集团里面统一了核算规则,会计科目,公司档案,客商档案等,通过角色权限配置,检查是否达到全面控制的要求。企业会计科目是在集团里面编制完成后全面发下去,不存在上面有科目下面没有科目的问题,客商档案也是在集团里面建成的,下拨的,还有一些统一的资产信息,借用了固定资产的模块把固定的摊销费用全部在固定的模块里面实现了,待摊费用全部实现了,统一了资产信息,折旧的方法也是整个集团完全控制的,统一了角色权限的配置,每个人在集团里面有一个编号,同时管下面几家门店,同时通过各个结点来管住各个角色里面可以操作的权限,在高度集权的情况下,这样在集团可以查到某家门店甚至整个集团的信息,从中发现并及时控制潜在风险,实现管控目标。

汉庭酒店的特有的业务系统(PMS系统),通过用友UAP平台实现各类管理数据的实时交互

我们公司目前是每天业务事件发生的时间是固定的,每天按时把发生的业务及时导入了NC系统,根据汉庭未来的发展设了资产多帐簿应用,资产账簿等多4套, 新会计准则账簿、美国会计准则账簿、国际会计准则账簿、内部管理账簿,通过卡片由主账簿导入形成其他账簿的卡片,每套账的净残值率不同,需对四套账进行折旧计提,形成不同的折旧数据。同时也体现了国际化集中财务管理的特色。

考虑未来在美国上市的目标,美国方面对内控的要求是非常严格,汉庭还开发了一个有序流水号的问题,一套账中一年内凭证号要进行连续排号,即上月与下月凭证在衔接时要保证连续,下月凭证号不归零;可以防止在结账月人为进行凭证增加,防止违规操作;从而加强内部控制,增强财务监控力度,更加符合萨班斯法案内控制度。

统一关帐随即统一出报表

统一关账提高工作效率,增强财务人员的积极性与严谨性,是集团管理的一部分;统一关账后可以统一出报表,各门店报表数据可以自动生成,增强了数据的准确性与及时性,为企业的发展提供最详实的数据,为领导的决策提供最有力的依据;

实现企业各类证照的管理

在公司目录中进行证照登记、图片电子文档挂接,临近日期提醒预警,在集团里面不可能对下面100多家门店哪张证照到期是非常清楚,有了提醒功能后,解决了我们很多的劳动力。

eHR让公司简单迅速对人力资源进行管控

人力资源对我们汉庭高速发展的企业来说是非常重要,可以把数据全部集中起来,进行管控。

支持纳税申报的接口和网银的接口

用不着每个月拿着税卡,拿着银行的支票不需要去银行,可以跟各个局保税系统对接,减轻了很多工作量,因为是集团管理,可以跨实体反映一些数据,可以通过并图一些实施,它是实时的,一个是动态,也可以实施集团内部或者单体之间的信息往来,这些数据因为是集团性的数据,可以用于集团数据的分析决策。

总之,经济型酒店整体市场蓬勃发展主要得益于市场自然需求的增长,但随着经济型酒店行业的发展,资金、管理和品牌将成为制约部分内地经济型酒店的三大瓶颈,经济型酒店扩张导致物业租赁成本等相关成本不断攀升,利润率下降,激烈的竞争将会加速行业洗牌,而汉庭希望行业洗牌萌动期,做好各方面的准备,而管理和信息化是汉庭最重要的武器,在管理信息化合作伙伴用友的支持下,相信汉庭未来会更具竞争力。


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